关于疫情防控期间学院科研部相关业务线上办事指引

    

为了落实学院新学期的工作部署和要求,方便疫情防控期间科研和对外交流合作业务的办理,现就疫情防控期间科研部相关业务线上办事指引公布如下: 

一、项目管理相关业务

(一)纵向项目

疫情防控期间,学院科研部会及时发布各类纵向项目申报、中期检查和结题验收通知,发布渠道主要包括学院OA、科研部官网、相关通知和工作群等。

1、项目申报:符合条件有意申报的老师应及时告知申报意向(可通过短信、QQ、微信和邮箱方式),并在申报截止时间之前将申报材料发送至指定邮箱879461555@qq.com。若需网上填报,应按通知要求登录申报系统后按要求自行填写,并提交科研部网上审核,申报完成后,纸质申请书(需盖单位公章或法人签章)可采用邮寄形式寄送给学院科研由科研部统一报送上级申报单位。

2、项目中期检查、项目结题:相关项目负责人按照通知要求准备中期检查或项目结题材料,在截止时间之前将项目中期检查材料或项目结题材料电子版发送至指定邮箱879461555@qq.com。若需网上填报材料的项目,老师按通知要求自行网上填报并提交科研部网上审核,待最终结果确定后,纸质中期检查材料或项目结题材料(需盖单位公章或法人签章)可采用邮寄形式寄送给学院科研,由科研部统一报送上级单位。

疫情防控期间项目申报、结题如需组织评审,以专家函评为主,非特殊情况暂不组织现场评审会议。

 联系人:任珂  联系电话:13825009808  邮箱:879461555@qq.com

(二)横向项目

疫情防控期间,横向(外协)项目合同登记、审批、签订、立项、外协等事宜按日常流程采用线上办理,线上形式包括邮件、电话、微信和QQ等,如需盖章请提前在线联系。待疫情结束后,将纸质材料补交至科研部。具体调整如下:

1、横向项目合同的审批:横向合同审批表的报送。疫情未解除前,为减少人员流动,横向合同审批表暂不需各部门负责人签字和盖章,仅由项目负责人填报、打印和签名,形成审批表扫描件或审批表照片,有关纸质材料待疫情解除后补交。

2、横向项目合同的审签:横向合同的审核与签订。疫情未解除前采用线上办公模式,合同文本及审批表扫描件(审批表图片)先经本部门负责人审核同意后,由项目负责人将本部门负责人的电子审签(邮件、QQ和微信审签截图)、合同文本及审批表扫描件(审批表图片)发送至科研部指定邮箱,科研部将进行网上审核和反馈。有关纸质材料待疫情解除后补交。

横向合同的签订和盖章。疫情未解除前,横向合同签订和盖章请提前在线联系科研部工作人员办理,合同原件待疫情解除后补交。

3、横向项目的立项:疫情未解除前,横向合同的立项全程实行非接触式办理,项目负责人在核实第一笔款项到达学院账户后,需办理立项的请通过电话等方式联系科研部工作人员,申请办理立项;科研部人员核实信息无误后,为其办理横向合同立项证明(立项证明扫描件将以邮件等形式发送至项目负责人)。

4、横向项目延期或结题:疫情未解除前,横向项目延期或结题登记采用线上办理,项目负责人将项目延期申请表或项目结题验收表扫描件及相关佐证材料发送至科研部指定邮箱,线上办理横向项目延期或结题登记。

5、横向项目外协合同审批、公示和签订:外协合同审批参照横向合同的审批流程执行,外协事宜的公示采用线上公示模式,科研部工作人员将外协事宜公示在科研部部门网页,公示期结束后,外协合同签订参照横向合同签订流程进行办理。

联系人:任杰   联系电话:18211489691  邮箱:1210122398@qq.com

二、科技成果申报、登记业务

(一)知识产权申报审批业务

疫情解除前,知识产权申报审批业务采用线上办公模式。发明人在科研部网页下载相关表格(http://kyc.gdpepe.cn/127-229.html),填写完整后发送至指定邮箱515745219@qq.com。同时,科研项目产出的成果需经项目负责人审核批准,并提供佐证材料(如邮件、QQ和微信截图);非科研项目产出成果需经本部门负责人审核批准,并提供佐证材料(如邮件、QQ和微信截图)。科研部审核后将审批表发至学院指定代理商联络人,再由联络人联系发明人完成专利申报工作。

(二)论文登记业务

疫情解除前,论文登记业务采用线上办公模式。作者将录用论文信息(作者姓名、第一单位、论文题目、期刊名称、拟发表日期、版面费等)及录用通知书(或录用邮件通知)通电子过邮件发至指定邮箱515745219@qq.com,完成论文登记工作。

联系人:黎雯  联系电话:18064695117  邮箱:515745219@qq.com

三、科研实验室开展实验申请、使用与结束登记

1.科研实验室使用申请登记。疫情解除前,科研实验室原则上暂不开放。因特殊原因确需进入实验室的教师(暂不对我校在读学生开放),须报请实验室管理员批准同意后,方可进入。进入科研实验室的人员须在科研部网站的“资料下载”一栏中下载并填写《广东环境保护工程职业学院疫情防控期间科研实验室工作登记表》 ,并做出承诺,经课题组或实验管理员审核同意后发送电子版登记表到邮箱294115293@qq.com,进行备案登记。

       2.科研实验室使用期间要求。在科研实验室开展实验工作的教师,按照《广东环境保护工程职业学院疫情防控期间科研实验室工作要求》(科研部网站的“资料下载”一栏中下载)开展科研工作,并做好自身防护,正确配戴口罩。进入实验室的人员尽量单独办公,减少人群聚集性办公。

3.科研实验室使用结束登记。完成科研实验工作的教师,电话或微信联系管理人员,告知使用期间是否存在问题,待管理人员核实后,结束使用。

联系人:李保庆  联系电话:15013172946  邮箱:294115294@qq.com

四、院刊投稿业务

疫情解除前,学院院刊投稿照常进行。投稿人投稿前需登录学院科研部网站,链接地址:http://kyc.gdpepe.cn/web/default/node/id/129,了解院刊的稿件要求和投稿格式。稿件完成后,以Word格式发送至编辑部指定的邮箱:hbxykyc@163.com,同时在邮件内附上投稿人联系电话、电子邮箱等基本信息。编辑部审核通过后,会以邮件的方式通知投稿人录用结果。院刊业务流程详见网址: http://kyc.gdpepe.cn/112-88.html

联系人:陈楠纬  联系电话:13250740460  邮箱:hbxykyc@163.com

        五、校企合作业务   

(一)校企合作协议审核

按照部门分工,校企合作办主要负责校企合作协议审批,包括校企合作协议、框架合作协议和“学徒制”校企协议,其中“学徒制”校企合作协议必须先经教务部负责人审核同意后,方可流转校企办审核备案。审核需提交的材料包括校企合作协议文本、企业简介资料、企业营业执照等。

校企合作协议文本原则上使用学院统一的协议模板,如果协议内容有较大改动,则需要提前发电子版给校企办审核同意后方可继续进行签约盖章流程。

疫情期间,部门经办人可将相关材料电子版发送至指定邮箱672402571@qq.com,待管理人员审核通过后即可办理盖章,并编码存档。协议纸质版待至疫情结束返校后提交校企办存档。

其他协议,包括企业实习协议、企业捐赠协议和订单班协议,分别由教务部、财务部、总务部和招生就业办审核。

(二)校企合作协议审核流程

1、院系通过与企业友好协商,起草拟定协议文本内容;

2、合作企业及代表在协议上盖章、签字;

3、院系负责人审核签字;

4、部门经办人将协议文本电子版、企业简介资料、营业执照等材料发送至指定邮箱672402571@qq.com ,由校企办进行审核。

5、校企办审核通过后,部门经办人将协议书及相关材料提交院办负责人审批并加盖学院公章。

6、部门经办人将校企双方签章齐全的协议书扫描发送至指定邮箱672402571@qq.com,由校企办进行编码(后三位)和登记存档。

(三)校企合作相关政策和信息发布

疫情期间,校企合作相关政策和信息主要通过学院校企合作工作群、学院校企合作网页(http://zt.gdpepe.cn/news/class/451/)平台发布,供大家在线学习,深入学习国家、省及学院有关政策。

 联系人:淮建峰    联系电话:13612509185    邮箱:672402571@qq.com